ワード 差し込み 印刷 カンマ。 ワードの差し込み印刷のやり方(エクセルでラベル作成)

Wordの差し込み印刷の方法をご紹介!ExcelのデータをWordで活用しよう!

ワード 差し込み 印刷 カンマ

Excelで作った差し込むデータの例です ご覧のように、いちばん上に「氏名」「フリガナ」「会社名」などの見出しがあって、その下に1行ごとにデータが入力されています。 これは、いわゆる住所録ですね。 このような形式で入力された住所録がすでにあるのなら、それを使っても問題ありません。 差し込むデータ(Excelファイル)が用意できたら、次にWord文書を作ります。 作り方は、通常の文書と同じです。 あとは、データが正しく差し込まれることを確認し、印刷を実行すれば、次のような文書が次々と印刷されるというわけです。 このウィンドウが表示されたら、[先頭行をタイトル行として使用する]をチェックして[OK]ボタンをクリックします 以上で関連付けは完了です。 これで、Wordは「差し込むデータとして『差込データ. xlsx』を使うんだな」ということを理解します。 手順4:Excelで作ったデータを差し込む ここまでできたら、あとは簡単! [差し込み文書]タブの[差し込みフィールドの挿入]ボタンの文字の書かれている箇所をクリックしてみてください。 「氏名」「フリガナ」「会社名」……というリストが表示されます。 これは、Excelで作ったデータの見出しです。 これは、その位置に「氏名」のデータが入ることを示しています。 1.[差し込み文書]タブの[差し込みフィールドの挿入]ボタンの文字の書かれている箇所をクリックして、メニューから「会社名」を選択します。 [差し込み文書]タブの[完了と差し込み]ボタンをクリックして、[文書の印刷]を選択します 2.Excelデータの全行を印刷するなら、[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックしてください。 Excelに10人分のデータ(10行分のデータ)があるなら、文書が10枚印刷されます。 もしも、特定の行を印刷するなら、印刷するレコードを指定します。 [現在のレコード]だと結果のプレビューで表示されている文書が1枚だけ印刷されます。 範囲を指定するなら[最初のレコード]と[最後のレコード]を指定します。 たとえば、[最初のレコード]で「3」、[最後のレコード]で「5」を指定すると、Excelデータの3~5行の3件分の文書が印刷されます。 [個々のドキュメントの編集]を選択した場合には、このような文書が作成されます 差し込み文書とは別の新規文書として作成されるので、相手によって文面を少しずつ変えたい場合(たとえば社長さんだけ、もう一段、丁寧にするとか?)などは、この文書を編集すればいいわけです。 また、差し込み文書をいますぐ印刷する必要がない場合は、この文書を保存しておいてもかまいません。 差し込み文書が必要になったときは、この文書を印刷すれば、同じ結果が得られるからです。 補足2:読み込み時にSQLのメッセージが表示されるようになる いったんExcelファイルと関連付けしたWord文書は、次回に読み込むとき、次のようなメッセージが表示されるようになります。 ここで[はい]ボタンをクリックすると関連付けが有効になり、Excelのデータを差し込めるようになります。 Excelファイルと関連付けをしたWord文書を読み込むときには、このようなメッセージが表示されるようになります 逆に[いいえ]ボタンをクリックした場合は、Excelデータとは関連付けられません。 したがって、再びExcelのデータを差し込むためには、手順3の「Wordの文書とExcelの差し込みデータを関連付ける」を実行して、Excelデータと関連付ける必要があります。 以上、Wordの「差し込み文書」について説明しました。 今回は、案内文を使いましたが、勘のいい読者の皆さんなら、はがきの宛名やラベルなどにも活用できることは、もうお気づきだと思います。 どれも仕組みは同じですので、今回の内容を参考に、Wordの「差し込み文書」にチャレンジしてみてください。 関連記事•

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ワードの差し込み印刷で、数字にカンマを入れて表示させる方法

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差し込み印刷の設定 文書「リニューアルのご案内」にExcelのブック「会員住所録」のデータを差し込んで、印刷しましょう。 今回使用するファイルは以下のような構成になっています。 Word文書「リニューアルのご案内」を開きます。 《データファイルの選択》ダイアログボックスが表示されます。 Excelのブックが保存されている場所を選択し、使用するファイルを指定して、《開く》ボタンをクリックします。 《テーブルの選択》ダイアログボックスが表示されます。 差し込むデータのあるシートを指定します。 《先頭行をタイトル行として使用する》にチェックをつけ、《OK》ボタンをクリックします。 「会員No. 」の後ろにカーソルを移動します。 《会員No》が挿入されます。

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Wordの差し込み印刷の方法をご紹介!ExcelのデータをWordで活用しよう!

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データの準備 差し込むデータの準備はできているでしょうか。 ExcelやAccessで作成したものや、テキスト形式のデータが使用できます。 上の画像はExcelのデータです。 文書で使用する以外のデータが入っていてもかまいません。 差し込み印刷の設定の際に、使用する列を選ぶことができます。 もし、ExcelやAccessのデータではなく、違うソフトウェアに住所録などのデータが存在している場合は、使用したいデータをそのソフトウェアから 「テキスト形式」で書き出す(エキスポートする)とよいでしょう。 データを蓄えることができるソフトウェアは、多くの場合、書き出し(エキスポート)ができるようになっています。 方法はソフトウェアによって違うのでここでは説明できませんが、[ファイル]メニューや[ツール]メニューにあることが多いです。 書き出す場合は、「カンマ区切り」や「タブ区切り」でエキスポートするのがおすすめです。 上の画像は、カンマ区切りでテキスト形式になっているファイルです。 このようなデータも差し込み印刷に使用できます。 また、 1行目はデータではなく項目名になっているか確認しておきましょう。 1行目が項目名になっている方が後の設定が楽になりますよ。 元文書の作成 つぎに、印刷する文書を準備しなければいけません。 今回の例は下の文書の赤い〇の部分のデータを差し込んでいきたいと思います。 拡大すると下のようになります。 上の画像では例として会社名などが入っていますが、文書作成する時点では 後からデータが入る場所は空白の必要があります。 つまり、下のような文書を準備する必要があります。 差し込み印刷の設定 では、差し込むデータと元文書が用意できたとして、差し込み印刷の設定を始めてみましょう。 今回は下のExcelのデータを差し込んでみます。 使用するデータは、「会社名」と「部署」と「名前」です。 出てきた画面の1番した [差し込み印刷ウィザード]をクリックしましょう。 「ウィーザード」とは対話形式で簡単に設定ができるモードです。 差し込み印刷の手順はいくつかありますが、このウィザードを使用するのが分かり易いと思います。 この[差し込み印刷ウィザード]をクリックすると、右側に[差し込み印刷作業ウィンドウが]開きます。 この[差し込み印刷作業ウィンドウ]で設定を進めていきます。 この作業ウィンドウは全部で 6つの画面で構成されています。 通常の文書の場合は[レター]を選ぶことになります。 封筒に住所を印刷する場合は[封筒]を選びましょう。 [レター]を選んで[次へ]をクリック。 [現在の文書を使用]をクリックして[次へ]をクリック。 [現在の文書を使用]を選ぶことで、今開いているWord文書にデータを差し込むことができます。 [参照]をクリックしましょう。 下のような、ファイル選択画面が表示されます。 使用するデータを選びます。 使用データが探しにくい場所にある場合は、事前にそのデータをデスクトップにコピーしておくと選びやすくなりますね。 使用データを選んで右下の [開く]をクリックすると、エクセルの場合は、下のような画面が表示されます。 使用するデータが入力されているワークシートを選択後、[先頭行をタイトル行として使用する]にチェックが入っていることを確認して [OK]をクリックします。 選択したデータの中身が確認できます。 緑で囲んだ部分では並び替えや絞り込みなどもできます。 特に変更が無いようであれば [OK]を押してしまいましょう。 緑で囲んだ場所を見ると、今選択したファイルが表示されているはずです。 [次へ]をクリックして進めましょう。 まず、元文書のデータを差し込む位置をクリックしておきます。 今回は、会社名を入れたい赤い〇で囲んだ場所をクリックします。 準備ができたら、 [差し込みフィールドの挿入]をクリック。 先ほど選択したデータファイルの項目一覧が表示されます。 差し込みたいフィールド(データの項目)を選びます。 今回はまず [会社名]を選んで、 [挿入]をクリック。 いったん [閉じる]をクリックします。 このフィールド、クリックするとグレー表示になります。 これは、Wordの特殊機能が働いていますよということですね。 後で印刷した時に、 この場所にデータが1つ1つ順番に差し込まれて印刷されます。 同じように[差し込みフィールドの挿入]を押して、さらにフィールドを追加していきます。 下の行に部署フィールドを追加して、 名前フィールドも追加します。 「部署」と「名前」と「様」の間は、間隔をあけた方が良いのでスペースを入れておきましょう。 これは、自分で入力します。 フィールドの場所には、そのままデータが入ってくるだけですので、体裁に注意してください。 一通り必要なフィールドが挿入できたら [次へ]をクリックしましょう。 これで、設定はほぼ終了です。 この画面に移動した時点で、元文書のフィールドを挿入した場所にデータが入っているはずです。 どうでしょう。 間違いはないでしょうか。 ちなみに、今回用意したデータはこちら。 1番上のデータを見ると、合っているのが分かります。 上にある[宛先]の場所をクリックしていくと、先のデータをプレビューできますよ。 これは2件目のデータです。 黒猫商事の小野田さんで間違いなし。 少し先までチェックしておかしい箇所がなければ、 [次へ]をクリックして、いよいよ印刷です。 すぐに印刷はスタートしません。 とりあえず [印刷]をクリックしましょう。 すると下の画面が出てきます。 この画面で必要なデータだけ選ぶことができます。 [OK]をクリックすると最後の印刷設定画面です。 こちらは良くみる印刷画面ですね。 全体の設定に問題が無ければ [OK]をクリックして印刷スタートです。 まとめ 差し込み印刷は、手順が多いので慣れるまで設定に時間がかかってしまうのですが、印刷命令を送ったらその便利さに驚くはずです。 また、数回やれば設定も慣れますので素早くできるようになりますよ。

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