アクション プラン フォーマット。 アクションプランのPDCA、リーダーを成長させる運用サイクル|日本人事コラム

アクションプランのPDCA、リーダーを成長させる運用サイクル|日本人事コラム

アクション プラン フォーマット

今回はアクションプランの作成について説明していきます。 この文章を読むことで、「アクションプランの概要」「アクションプランの具体的な作成方法」について理解することができます。 アクションプランとは 事業計画書をいくら綿密に作成しても、それが実行されなければ意味がありません。 そこで、実際に「誰が」「いつ」「どのように」実行するのかを具体的なプランにする必要があります。 これを「 アクションプラン」といいます。 さらにアクションプランは、単に実行するだけではなく、それをチェックして改善までつなげることが求められます。 これを「 PDCAサイクル」といいます。 「PDCAサイクル」 1. 計画を立てる( PLan) 2. 実行する( Do) 3. 評価・検証する( Cheak) 4. 改善する( Action) アクションプランはこのPDCAサイクルがしっかりと回るように作成されます。 アクションプランの作成 それではアクションプランを作成していきましょう。 と言っても、いきなり一つ一つの作業のアクションプランを作ろうとすると、漏れやダブりが出てしまうかもしれません。 漏れなく、ダブりなく作成するためには、 最初に大きな分類を作り、ブレイクダウンして徐々に一つ一つのアクションプランにしていきます。 大分類は企業や業種によっても変わりますので、自社に合った大分類にします。 例えば飲食業であれば、「仕入、調理、接客、広報、店舗管理、在庫管理、顧客管理、財務」が考えられます。 営業会社であれば「仕入、物流、販売在庫管理、人事管理、財務」になるかもしれませんし、製造業であれば「製品開発、製造管理、物流管理、材料管理、広報、人事管理、財務」になるかもしれません。 漏れやダブりがないように、大きな分類にすることがポイントです。 次に、その大分類を基にして中分類に分けていき、最終的に各アクションにブレイクダウンしていきます。 例えば、上記例の飲食店の「仕入」を、中分類で「発注」「受け入れ」「保管」としていきます。 そして、中分類の「発注」を具体的な作業に分けていきます。 「見積もり依頼」「相見積もり調査」「発注量決定」「FAXにて発注」などです。 ここまでが完成したら、その具体的な作業を「いつ」「誰が」「どのように」行うのか、というアクションプランを立てていくことになります。 これにより漏れがなく、ダブりのない具体的なアクションプランが作成できます。 アクションプランが作成できると、皆が迷いなく実行することができますし、実行の進み具合もチェックが行いやすいです。 そして、このアクションプラン通りに実行できているかどうかをチェックするのが「 評価、検証(Cheak)」です。 このチェックによって、アクションプランが良かったか悪かったかが評価出来ます。 さらに、実行の評価を・検証をするだけでは終わりません。 評価・検証をしたことを、次の対策(次のアクションプラン)を立てる時に役立てます。 これが、「 改善(Action)」になります。 <事例> Zさんは経営企画室の室長です。 会社の各部門との協力のもと、新規事業として通信販売事業を始めるための事業計画書を作成していきました。 そして、事業計画書は完成したのですが、「全体像としては理解できるが、具体的に誰が何をするのか」という各部門の人たちの行動が分かりにくいものになってしまいました。 そこで、Zさんはアクションプランを作成し、皆がスムーズに実行できるようにしました。 通販事業は仕入を行い、インターネットと電話で注文を受け、自社の物流倉庫から配送するというものです。 よって、大分類を「仕入、受注管理、在庫管理、物流、広報、人事、財務」と分けました。 それを中分類に分け、さらに各作業にまでブレイクダウンしていき、各部門の各従業員の担当までしっかりと決めていったのです。 例えば、大分類の受注管理では、中分類で「インターネットで受注受付」「電話での受注受付」「受注の集計」「物流部門への発送依頼」などに分けました。 そして、その中分類をさらに各作業に分け、「いつ」「誰が」「何をするのか」を具体的に決めていったのです。 これにより、新規事業でありながらすべての作業の責任者や担当者が明確になり、スムーズに事業を進めることができました。 <解説> 事業計画書を作成して実行する際には、新規事業であったり新しい取り組みであったりと、今までの作業とは別のことをする機会が多々あります。 そのときに、「具体的に何をするのか」を明確にしておかないと、事業計画書が実行されません。 なので、アクションプランによって「 皆が具体的な実行を移せるようにすること」、「 実行できているかどうかのチェック」が必要なのです。 まとめ ・事業計画書において、「誰が」「いつ」「どのように」実行するのかを具体的に表したものを「アクションプラン」という。 ・アクションプランは実行するだけではなく、それをチェックし、改善までつなげることが求めらる。 これを「PDCAサイクル」という。 ・いきなり一つ一つの作業のアクションプランを作ろうとすると、漏れやダブりが出てしまう。

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「アクション・プラン(PDCA)」の作成

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1.KPI(Key Performance Indicator/重要業績評価指標)とは? KPIとは 企業や組織の目標達成の鍵となる重要成功要因に対する管理指標や管理基準値のこと。 「Key Performance Indicator(重要業績評価指標)」といいますが、広い意味で「プロセスKPI」と呼ぶこともあります。 KGI(Key Goal Indicator/重要目標達成指標)とは? KGIとは、企業や組織の活動目標に対する成果指標や目標数値となるもの。 「Key Goal Indicator(重要目標達成指標)」といい、広義で「成果KPI」と呼ばれています。 CSF(Critical Success Factor/重要成功要因)とは? CSFとは、成果KPI、すなわちKGIの達成に対して決定的な影響を与えると考えられる施策のこと。 「Critical Success Factor(重要成功要因)」といい、KPI、KGIと違って、定性的に検討するだけで構いません。 KPIを絵に描いた餅で終わらせないための具体的な計画を、アクションプラン(行動計画)といいます 3.KPIを具体的なアクションプランに落とし込むには? KPIを具体的なアクションプランに落とし込むには、部門長などの管理者や部門構成メンバーの連携が不可欠です。 管理者はアクションプランの設定を通して、業務目的や遂行のポイントなどの共通認識を構築していきます。 アクションプランの設定方法 アクションプランの設定方法は企業によって異なりますが、一般的にはKPI設定シートのプロセスKPIに、担当者やアクション項目、実施スケジュールを記載していきます。 ただし場合によっては、KPI設定シートやアクションプランシートの関係性を明確にしつつ、別シートで管理しているケースもあるようです。 具体例 企業レベルでビジョンを設定したら、それを事業部レベルでブレイクダウンし戦略マップを作成します。 次に、戦略マップをもとに部門レベルで成果KPI、プロセスKPIを作成するのです。 企業レベルで設定した目標、事業部のKPIとの関連性が明確になった部門レベルのプロセスKPIをもとにして、社員個人のアクションプランを設定していくイメージと考えると分かりやすいでしょう。 組織のKPIを目標管理シートに関連付ける方法 組織のKPIを社員個人の目標管理シートに関連付ける際鍵となるのは、「何のために、どんな課題に、どのような成果を想定して」という要素を明確にすること。 上位組織のKPIとの関連性• 具体的なアクションプラン• 成果イメージ を意識しつつ、個人の役割や責任、テーマを設定していきます。 KPIとアクションプランの整理方法 KPIとアクションプランを整理するために、• 組織から個人へ、組織の目標、課題の理解を深める• 個人から組織へ、個人目標と組織目標の関連性を明確にする ことが重要です。 その結果、アクションプラン開始前の段階でも一定の実行保証を確認できるようになります。 KPIとアクションプランの関係性を社員個人レベルまで丁寧に落とし込むことで、レベルアップした取り組みが期待できます 5.KPIとアクションプランの設定における注意点 実効性の高いアクションプランを策定して、設定したKPIを有効に活用するには、2つの注意点に気を付ける必要があります。 社員個人レベルまでKPIを設定する必要はない• 理論上、個人レベルのKPIの設定は可能ですが、KPI設定の手間やマネジメント工数の複雑さを考えると、個人レベルまでKPIを設定する必要はありません。 KGIや部門KPIの概念や指標に対する理解や浸透を優先するほうが効果的です。 チェックのタイミングや確認方法はKPI項目ごと、まちまちになっても構いません。 計画の段階でアクションプランの進捗確認のタイミングを明確にしておくことで、PDCAサイクルのレベルが向上します。 KPIとアクションプランを設定する際には、2つの注意点が押さえられているかを確認してください 6.企業のKPIとアクションプランの事例 KPIとアクションプランを積極的に活用している企業は、水回り製品、窓、ドア、インテリアなどの建材製品の開発、提供をするグローバル企業のLIXILです。 世界150カ国以上で70,000人超の従業員が在籍しています。 LIXILグループのKPIとアクションプラン LIXILグループは、• コーポレートガバナンス• ステークホルダーエンゲージメント• サプライチェーン• 労働慣行 などに関する特定の重要課題について、KPIやアクションプランを策定しています。 たとえば労働慣行では、「働きやすい職場環境の整備」を謳い、• アクションプラン:従業員意識調査の継続実施•

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見やすい議事録フォーマット|エクセルワードのテンプレート(ダウンロード可)を事例で紹介

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議事録を効率的に作るために効果的なのが、フォーマット(テンプレート)を使うことです。 なぜなら フォーマットを使えば、分かりやすくて見やすい議事録をラクに作成できるからです。 しかしウェブ上には数多くのフォーマットが存在しており、どれを使えばいいのか迷ってしまうことも少なくありません。 そこで私がこれまで上場企業の定例会や外資コンサルと共同して進めたプロジェクトの経験をもとに、議事録のテンプレートを準備しました。 ワードやエクセルファイルとしてダウンロードできるようにしてあります。 ぜひご活用ください。 テンプレート|エクセルやワードの議事録サンプルをダウンロード この記事では、エクセルやワードに関する議事録テンプレートはダウンロードできるようにしています。 ダウンロードできる議事録は以下の2種類あり、どちらも同じ項目で構成されています。 そのためどちらを使っても、大差ありません。 使いやすい方を選択して活用ください。 テンプレート1|エクセル議事録サンプルをダウンロード この記事でダウンロードできるエクセル議事録は以下です。 テンプレート2|ワード議事録サンプルをダウンロード この記事でダウンロードできるワード議事録は以下です。 以下のフォームからサンプルをダウンロードできます。 なお登録したメールアドレスに、エクセルとワードの両方のテンプレートが配信されます。 項目1|会議の一般情報 項目2|会議の要約 項目3|議事 項目4|議事録作成 なおワードのテンプレートの場合で解説を行います。 ただエクセルとワードの議事録は同じ項目で作成しているので、ワードの説明はそのままエクセルの議事録にも使えます。 ワード議事録フォーマットの書き方の事例|会議の一般情報 会議がいつどこで行われて、誰が出席し何が議論されたのかを記載します。 以下で各項目について説明していきます。 会議名 会議の名称を書きます。 正式名称を入れるようにします。 会場 会議を実施した場所を書きます。 開催日時 開催日時を記載します。 議題 議題を記載します。 以下のように記載します。 プロジェクトリーダー報告 2. 各グループ報告 3. 総括 ここでは3つですが、必要に応じて数を増やします。 参加者 敬称略・順不同 会議に出席した人の名前を記載します。 誰が出席したのが分かることが目的なので、同じ苗字の人がいれば、氏名まで記載します。 会議資料 使用した会議の資料名を記載しておきます。 使用した資料は、議事録と同じフォルダで管理しておくとトレースしやすいです。 ワード議事録フォーマットの書き方の事例|会議の要約 会議の要約とは、「何が決まったのか」と「今後、何をするのか」を明記することです。 特に情報共有の場合、この部分を見れば分かるというくらい要約して記載するのがコツです。 以下で事例を使って各項目を説明していきます。 決定事項 決定事項では、会議で決定したことを記載します。 ここでは以下の2つを事例として記載しています。 これくらいシンプルに記載すると分かりやすいです。 ただ会議でアクションプランについて述べているにも関わらず「担当」「期限」が明確に発言されない場合があります。 そのときは会議中に質問し、明確にするようにします。 ワード議事録フォーマットの書き方の事例|議事 議事とは、「何がどのように議論されたのか」を記載する部分です。 議事を書くときのコツは以下の2つです。 曖昧な部分は、適宜協議しながら進める(田中) 基本的には議事録フォーマットに従って書いていけば、抜け漏れなく議事録を作成できます。 ここでは議題1のみを記載していますが、議題の数だけ同様に議事を作成していきます。 議事を書く時の3つの注意点 書き方の注意点が3つあります。 それは以下です。 議事を書くときの注意点 注意点1|使用した資料を書いておくこと 注意点2|誰が発言したのか書くこと 注意点3|決定事項やアクションプランと連動させること 以下で詳しく説明します。 注意点1|使用した資料を書いておくこと 各議事で使用した資料を記載しておくと、議事の完成度が増します。 なぜなら、 議事を読んでも何を議論したのか分からないことがあるからです。 そのとき議論に使った資料名を記載しておくと、議事録を読んだ人がどの資料を確認すればいいか把握することが可能になります。 注意点2|誰が発言したのか書くこと 議事録の作成目的の一つに誰が発言したかを記録として残しておくことがあります。 誰が発言したのか分かることで、後で発言の意図を聞くことができるからです。 「~~~~(発言者)」と記載しておくのがコツです。 注意点3|決定事項やアクションプランと連動させること 決定事項やアクションプランと連動させて書いておくのが大切です。 なぜなら、 決定事項やアクションプランがどのような議論を経て決められたのかを把握することができるからです。 これによって、議事録の見やすさがグッと上がります。 ワード議事録フォーマットの書き方の事例|議事録作成者 議事録は誰が作成し承認したかを記載しておきます。 議事録をメール配信・配布するときの3つの注意事項 議事録は責任者の承認をもらった後で関連者に配信します。 このとき3つの注意事項があります。 ぜひ覚えておいてください。 議事録をメール配信するときの注意事項 メール配信1|件名で内容が分かるようにする メール配信2|メール本文は簡潔に記載する メール配信3|PDFで配信する 以下で詳しく解説します。 メール配信1|件名で内容が分かるようにする メールの件名で内容が分かるようにすることが重要です。 理由は2つあります。 1つ目は、 メールが来たときに件名を見ただけで議事録が配信されたことが分かるようにするためです。 2つ目は、 議事録をメールボックスから検索するとき、探しやすくするためです。 2つ目の理由は見落としがちですが、頭の片隅で覚えておくと役立ちます。 例えば、多くの人が検索する可能性がある単語を入れておくのがコツです。 このように、メールの件名で内容が分かるようにするのが議事録配信の注意点の1つです。 メール配信2|メール本文は簡潔に記載する メール本文は簡潔に記載します。 その理由は、議事録配信メールを使いまわすためです。 議事録配信用メールは、クライアントや社内重役に配信することがあります。 そのため、 できるだけ記載ミスを減らすようにするのがコツです。 例えば、メール本文に日時や会議場所まで記載する人がいます。 メールの場合、文章を書けば書くほど誤記が増えます。 しかし、詳細は添付した議事録に記載してあるので、わざわざ内容をメールに記載する必要はありません。 したがって、できるだけ簡潔にしてミスがないメール文を使いまわすのが賢いやり方です。 実際、私は議事録用のメールは本文を修正しないでいいようにムダな文は抜いていました。 このように、メール本文は簡潔に記載するのをお勧めします。 メール配信3|PDFで配信する PDFで配信することが大切です。 なぜなら、ワードやエクセルで送ると簡単に修正できるからです。 しかしPDFで配信すれば、 改竄 かいざん されにくくなります。 そうすることで、議事録が記録として問題ないことを保証できます。 議事録を作成するときのコツ ここまで事例をもとに議事録の具体的な書き方についてお伝えしてきました。 しかし、さらに効率的に議事録を作成したり精度を上げたりするためのポイントがあります。 以下の記事で詳しく取り扱っていますので、ぜひ合わせて読んでみてください。 仕事をスピードアップして、効率的に行うスキルを磨こう この記事では議事録の事例を紹介しましたが、議事録作成の目的は情報共有をスムーズに進めることにあります。 そのため議事録作成以外でも仕事のスキルを磨いておくと、さらに仕事をスムーズにこなせるようになります。 もし、仕事を速く行うためのコツやポイントを知りたいなら以下の記事もお勧めです。 gene320.

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